Datenschutzhinweise für Mandanten des Notariats

Als Notariat legen wir besonderen Wert auf die Sicherheit Ihrer personenbezogenen Daten.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten nur, soweit es für die von Ihnen erwünschte Kontaktaufnahme bzw. die von Ihnen beauftragte Erbringung der notariellen Leistungen notwendig oder gesetzlich vorgegeben ist. Zudem sind Notare nach § 18 der Bundesnotarordnung zu besonderer Verschwiegenheit verpflichtet. Alle unsere Mitarbeiter sind dazu ebenfalls verpflichtet. Eine Verletzung der notariellen Verschwiegenheitsverpflichtung ist in der Regel strafbar.

1. Wer ist für den Datenschutz verantwortlich und an wen kann ich mich wenden?

Verantwortlich für den Datenschutz ist der Notar.

Das Notariat, d.h. der Notar und seine Mitarbeiter werden nachfolgend auch als Notariat bezeichnet.

Sie erreichen uns wie folgt:

Travemünder Allee 6a, 23568 Lübeck
Telefon: 0451/3 89 67-0
Fax: 0451/3 89 67-29

Betriebliche Datenschutzbeauftragte ist Frau Cindy Winkler. Sie erreichen Frau Winkler wie folgt:

Anwaltssozietät Dr. Bergmann Dr. Schulz Dr. Motz
Datenschutzbeauftragte
Frau Cindy Winkler
Travemünder Allee 6a, 23568 Lübeck
E-Mail: Datenschutz@anwaltssozietaet-bergmann.de
Telefon: 0451/ 3 89 67-22

2. Woher beziehen wir unsere Daten?

In der Regel beziehen wir die Daten, die wir im Rahmen der Mandatsbeziehung verarbeiten, von unseren Mandanten selbst. Zum Teil werden uns diese aber auch von anderen Beteiligten des notariell zu betreuenden Rechtsgeschäfts (z.B. Verkäufer übermittelt auch die Käuferdaten) oder von Dritten (z.B. Maklern) übermittelt. Ferner verarbeiten wir personenbezogene Daten, die wir aus öffentlich zugänglichen Quellen (z.B. Grundbuch, Vorsorgeregister, Handelsregister und vergleichbare „Register“) entnehmen.

3. Wofür verarbeiten wir Ihre Daten (Zweck der Verarbeitung) und auf welcher Rechtsgrundlage?

Wir verarbeiten Ihre Daten in der Regel für die Wahrnehmung einer Aufgabe in Ausübung einer öffentlichen Gewalt, die dem Notar übertragen wurde (Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO).

Teilweise findet die Verarbeitung aber auch auf Basis einer der folgenden gesetzlichen Grundlagen statt:

  • Die betroffene Person hat ihre Einwilligung zu der Verarbeitung der sie betreffenden personenbezogenen Daten für einen oder mehrere bestimmte Zwecke gegeben (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO);
  • die Vereinbarung ist für die Erfüllung eines Vertrages, dessen Vertragspartei die betroffene Person ist, oder zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich, die auf Anfrage der betroffenen Person erfolgen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO);
  • die Verarbeitung ist zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung erforderlich, der der Verantwortliche unterliegt (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO);
  • die Verarbeitung ist erforderlich, um lebenswichtige Interessen der betroffenen Person oder einer anderen natürlichen Person zu schützen (Art. 6 Abs. 1 lit. d DSGVO);
  • die Verarbeitung ist zur Wahrung der berechtigten Interessen des Verantwortlichen oder eines Dritten erforderlich, sofern nicht die Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person, die den Schutz personenbezogener Daten erfordern, überwiegen, insbesondere dann, wenn es sich bei der betroffenen Person um ein Kind handelt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

4. Wer erhält meine Daten?

Innerhalb des Notariats haben die Mitarbeiter unseres Notariats Zugriff auf Ihre persönlichen Daten, die wir zur Erfüllung unserer gesetzlichen und vertraglichen Verpflichtungen benötigen. Alle unsere Mitarbeiter haben wir zur besonderen berufsrechtlichen Verschwiegenheit verpflichtet. Mitarbeiter, die gegen diese besondere Verschwiegenheitsverpflichtung verstoßen, machen sich in der Regel strafbar.

Auch von uns eingesetzte Dienstleister können zur Erfüllung unserer gesetzlichen und vertraglichen Verpflichtungen personenbezogene Daten erhalten. Mit externen Dienstleistern haben wir entsprechende Verschwiegenheitsvereinbarungen zu Ihrem Schutz im Rahmen der gesetzlichen Verpflichtungen abgeschlossen.

Sofern Dritte an der von uns zu erbringenden notariellen Dienstleistung beteiligt sind (insbesondere andere Urkundsbeteiligte und ggf. auch deren Vertreter, Berater und Rechtsnachfolger), erhalten diese Dritten ebenfalls Ihre persönlichen Daten (z.B. der Verkäufer einer Immobilie, die Sie erwerben wollen). Zum Zeil ist auch die Übermittelung von Daten an Behörden und Gerichte (z.B. Grundbuchamt und Landesbetrieb Geoinformation und Vermessung) in Vorbereitung von Urkundsentwürfen erforderlich, etwa um Grundbuchangaben zu ermitteln, die uns von den Urkundsbeteiligten nicht zur Verfügung gestellt werden konnten.

Bitte beachten Sie auch, dass der Notar zahlreichen gesetzlichen Anzeigepflichten unterliegt und daher verpflichtet ist, auch persönliche Daten gegenüber Dritten, insbesondere Behörden, offenzulegen. Solche Anzeigepflichten können in Abhängigkeit von der jeweils beauftragten notariellen Dienstleistung etwa gegenüber dem Finanzamt, dem Jugendamt (insbesondere bei einer Sorgerechtserklärung) und dem Standesamt (insbesondere bei der Anerkennung einer Vaterschaft) bestehen.

Ferner werden wir im Rahmen der Abwicklung von notariellen Dienstleistungen von den Urkundsbeteiligten regelmäßig angewiesen, Erklärungen Dritter (z.B. von Banken, WEG-Verwaltern, Vorkaufsberechtigten und den Gerichten, etwa für Apostillen oder gerichtliche Genehmigungen) einzuholen und Dokumente an Dritte zu übermitteln (z.B. Grundbuchamt und Handelsregister oder Berater). Auch in diesem Zusammenhang werden ggf. personenbezogene Daten an diese Dritten weitergegeben.

Schließlich müssen auch amtlich bestellten Vertretern des Notars, Notariatsverwalter, dem Landgericht als Aufsichtsbehörde der Notare und den Notarkammern Ihre persönlichen Daten ggf. im Rahmen der gesetzlichen Vorgaben offengelegt werden.

5. Werden Daten in ein Drittland oder an eine internationale Organisation übermittelt?

Eine Datenübermittlung an Stellen außerhalb der Europäischen Union (Sogenannte Drittstaaten) findet in aller Regel nicht statt. Eine Übermittlung in ein Drittland kommt nur dann in Betracht, wenn einer der Urkundsbeteiligten aus einem Drittland stammt und die Übermittlung in das Drittland ausdrücklich wünscht.

Wenn von bei uns errichteten Urkunden in einem Drittland Gebrauch gemacht werden soll, werden mit Ihrer Zustimmung ggf. zum Zwecke der Legalisation Daten auch an konsularische Vertretungen aus Drittländern übermittelt.

6. Wie lange werden meine Daten gespeichert?

Wir verarbeiten und speichern Ihre personenbezogenen Daten, solange dies für die Erfüllung unserer gesetzlichen und vertraglichen Pflichten erforderlich ist.

Sind die Daten für die Erfüllung vertraglicher oder gesetzlicher Pflichten nicht mehr erforderlich, werden diese regelmäßig gelöscht, es sei denn, deren ggf. befristete Weiterverarbeitung ist erforderlich zu folgenden Zwecken:

  • Erfüllung berufsrechtlicher Aufbewahrungspflichten.

Nach § 5 Abs. 4 der Dienstordnung für Notare (DNotO) gelten für die Aufbewahrung von notariellen Unterlagen folgende Aufbewahrungsfristen:

  • Urkundenrolle, Erbvertragsverzeichnis, Namensverzeichnis zur Urkundenrolle und Urkundensammlung einschließlich der gesondert aufbewahrten Erbverträge (§ 18 Abs. 4 DNotO): 100 Jahre
  • Verwahrungsbuch, Massenbuch, Namensverzeichnis zum Massenbuch, Anderkontenliste, Generalakte: 30 Jahre
  • Nebenakten: 7 Jahre; der Notar kann spätestens bei der letzten inhaltlichen Bearbeitung schriftlich eine längere Aufbewahrungsfrist bestimmen, z.B. bei Verfügungen von Todes wegen oder im Falle der Regressgefahr; die Bestimmung kann auch generell für einzelne Arten von Rechtsgeschäften wie z.B. für Verfügungen von Todes wegen, getroffen werden,
  • Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der gesetzlichen Verjährungsvorschriften.

7. Welche Datenschutzrechte habe ich?

Sie haben das Recht:

  • Gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Ihre von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere können Sie Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Ihre Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft ihrer Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftige Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
  • Gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
  • Gemäß Art. 17 DSGVO in den dort genannten Fällen die Löschung Ihrer bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen, oder zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information erforderlich ist:
  • Gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Ihnen bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Sie aber deren Löschung ablehnen und wir die Daten nicht mehr benötigen, Sie jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigen oder Sie gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben;
  • Gemäß Art. 20 DSGVO in den dort genannten Fällen Ihre personenbezogenen Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;
  • Gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Ihre einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen, und
  • Gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel können Sie sich hierfür an die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Kanzleisitzes wenden.

8. Gibt es für mich eine Pflicht zur Bereitstellung von Daten?

Im Rahmen unserer Mandatsbeziehung müssen Sie nur diejenigen personenbezogenen Daten bereitstellen, die für die Begründung, Durchführung und Beendigung unserer Mandatsbeziehung erforderlich sind oder zu deren Erhebung wir gesetzlich verpflichtet sind. Ohne diese Daten werden wir in der Regel die Erbringung der notariellen Dienstleistungen ablehnen müssen oder nicht mehr durchführen können und ggf. beenden müssen. So sind wir etwa verpflichtet, Sie anhand Ihres Ausweises zu identifizieren und dabei Ihren Namen, Geburtsort, Geburtsdatum, Staatsangehörigkeit sowie Ihre Wohnanschrift zu erheben.

9. Findet ein Profiling statt?

Nein.

10. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzhinweise

Diese Datenschutzhinweise sind aktuell gültig und haben den Stand 25. Mai 2018. Insbesondere aufgrund geänderter gesetzlicher beziehungsweise behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzhinweise in der Zukunft zu ändern.